Die polnische spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, abgekürzt sp. z o.o., ist für deutsche Unternehmer eine der wichtigsten Gesellschaftsformen bei einem Markteintritt in Polen. Sie ist in ihrer wirtschaftlichen Funktion mit der deutschen GmbH vergleichbar, rechtlich jedoch eine eigenständige polnische Kapitalgesellschaft, die nach polnischem Recht gegründet, organisiert und geführt wird. Wer in Polen eine sp. z o.o. gründen möchte, steht sehr früh vor einer praktischen Entscheidung: Soll die Gesellschaft schnell über das elektronische S24-Verfahren gegründet werden oder ist ein individuell vorbereiteter Gesellschaftsvertrag in notarieller Form die bessere Lösung?

Diese Frage ist nicht nur eine technische oder kostenbezogene Frage. Die Wahl zwischen S24 und notarieller Gründung entscheidet darüber, wie flexibel der Gesellschaftsvertrag gestaltet werden kann, wie gut die Gesellschafter vor späteren Konflikten geschützt sind, wie der Ausstieg eines Gesellschafters geregelt wird, ob Sacheinlagen möglich sind, wie Stimmrechte, Zustimmungsvorbehalte, Wettbewerbsverbote, Nachschüsse und Übertragungsbeschränkungen ausgestaltet werden und ob die Gesellschaft langfristig zu dem geplanten Geschäftsmodell passt.

Gerade deutsche Unternehmer betrachten das S24-Verfahren häufig als schnellen und unkomplizierten Weg zur Gründung einer polnischen Gesellschaft. Das ist in vielen Fällen richtig. S24 kann bei einfachen Strukturen, insbesondere bei einer Einpersonengesellschaft oder bei einer sehr standardisierten Gesellschaft ohne besondere Gesellschaftervereinbarungen, sinnvoll sein. Problematisch wird es jedoch, wenn die Gesellschaft mehrere Gesellschafter haben soll, wenn ein deutsch-polnisches Gemeinschaftsunternehmen geplant ist, wenn ein Investor beteiligt wird, wenn ein Gesellschafter operativ tätig sein soll oder wenn bereits bei der Gründung spätere Streitigkeiten, Ausstiegsszenarien und Kontrollrechte geregelt werden müssen.

Zwei Wege zur Gründung einer sp. z o.o. in Polen

Eine spółka z ograniczoną odpowiedzialnością kann in Polen grundsätzlich auf zwei Wegen gegründet werden. Der klassische Weg ist die Errichtung des Gesellschaftsvertrages in notarieller Form. Der zweite Weg ist die Gründung über das elektronische S24-System unter Verwendung eines gesetzlich vorgesehenen Vertragsmusters. Beide Wege führen zur Entstehung einer polnischen sp. z o.o., unterscheiden sich aber erheblich in ihrer rechtlichen Flexibilität.

Nach Art. 157 § 1 des polnischen Gesetzes vom 15. September 2000 – Gesetzbuch der Handelsgesellschaften, auf Polnisch ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, muss der Gesellschaftsvertrag einer spółka z ograniczoną odpowiedzialnością insbesondere die Firma und den Sitz der Gesellschaft, den Unternehmensgegenstand, die Höhe des Stammkapitals, die Frage, ob ein Gesellschafter mehr als einen Anteil halten kann, die Zahl und den Nennwert der von den einzelnen Gesellschaftern übernommenen Anteile sowie die Dauer der Gesellschaft enthalten, wenn diese befristet sein soll. Nach Art. 157 § 2 Kodeks spółek handlowych ist der Gesellschaftsvertrag grundsätzlich in Form einer notariellen Urkunde abzuschließen.

Art. 157¹ Kodeks spółek handlowych eröffnet jedoch eine zweite Möglichkeit. Der Gesellschaftsvertrag einer spółka z ograniczoną odpowiedzialnością kann auch unter Verwendung eines Vertragsmusters im elektronischen System abgeschlossen werden. Dafür werden die im System bereitgestellten Formulare ausgefüllt und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, einer polnischen vertrauenswürdigen Signatur oder einer persönlichen Signatur versehen. Das ist die rechtliche Grundlage des S24-Verfahrens.

Der Unterschied zwischen beiden Wegen liegt daher nicht darin, dass nur eine Variante „rechtlich richtig“ wäre. Beide Varianten sind gesetzlich vorgesehen. Der entscheidende Unterschied liegt in der Gestaltungstiefe. Die notarielle Gründung erlaubt eine individuellere Ausgestaltung des Gesellschaftsvertrages. Die S24-Gründung beruht auf einem Mustervertrag und ist daher schneller, aber inhaltlich begrenzter.

Was ist das S24-Verfahren?

Das S24-Verfahren ist ein elektronisches Verfahren zur Gründung bestimmter polnischer Gesellschaften, darunter der spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Es wird über ein System des polnischen Justizministeriums abgewickelt und ermöglicht die Erstellung des Gesellschaftsvertrages auf Grundlage eines elektronischen Musters sowie die Einreichung des Antrags auf Eintragung der Gesellschaft in das polnische Unternehmerregister des Krajowy Rejestr Sądowy, also des Landesgerichtsregisters.

Für deutsche Unternehmer ist der wichtigste Vorteil offensichtlich: Das Verfahren ist standardisiert, digital und in einfachen Fällen schneller als eine klassische notarielle Gründung. Es ist kein individuell beurkundeter Gesellschaftsvertrag erforderlich. Die Gründer arbeiten mit einem Mustervertrag, wählen die vorgesehenen Optionen aus, geben die notwendigen Daten ein und unterzeichnen die Dokumente elektronisch. Anschließend wird der Antrag auf Eintragung in das Register gestellt.

Das S24-Verfahren ist jedoch kein „freies Vertragsgestaltungssystem“. Es ist ein Formular- und Musterverfahren. Die Gesellschafter können nur innerhalb der vom System vorgesehenen Gestaltungsmöglichkeiten handeln. Genau hier liegt der zentrale Unterschied zur notariellen Gründung. S24 eignet sich gut für einfache und überschaubare Strukturen, ist aber nicht darauf ausgelegt, komplexe Gesellschafterbeziehungen umfassend zu regeln.

Für einen deutschen Unternehmer bedeutet dies: S24 beantwortet die Frage, wie eine Gesellschaft schnell gegründet werden kann. Es beantwortet aber nicht immer ausreichend die Frage, ob der Gesellschaftsvertrag die wirtschaftlichen und rechtlichen Risiken des geplanten Projekts richtig abbildet.

Vorteile einer S24-Gründung

Der wichtigste Vorteil der S24-Gründung ist die Geschwindigkeit. Bei einer einfachen Gesellschaft kann der Gründungsprozess deutlich schneller durchgeführt werden als bei einer individuell vorbereiteten notariellen Urkunde. Das kann insbesondere dann attraktiv sein, wenn die Gesellschaft kurzfristig benötigt wird, etwa um einen Vertrag abzuschließen, eine Geschäftstätigkeit aufzunehmen, eine Rechnung zu stellen oder einen organisatorischen Rahmen für eine neue Tätigkeit in Polen zu schaffen.

Ein weiterer Vorteil ist die Standardisierung. Wer eine einfache Einpersonengesellschaft gründen möchte, braucht häufig keine komplizierten Regelungen über Stimmrechte, Ausstieg, Wettbewerbsverbote, Nachschüsse oder Konfliktmechanismen. In solchen Fällen kann ein standardisierter Gesellschaftsvertrag ausreichend sein, sofern das Geschäftsmodell rechtlich und steuerlich nicht komplex ist.

Auch die Kostenstruktur kann bei S24 auf den ersten Blick attraktiver sein. Da der Gesellschaftsvertrag nicht individuell notariell beurkundet wird, können bestimmte Gründungskosten geringer ausfallen. Für einfache Gesellschaften mit einem überschaubaren Zweck kann dies ein sachlicher Vorteil sein.

S24 kann daher sinnvoll sein, wenn ein deutscher Unternehmer allein eine polnische Tochtergesellschaft gründen möchte, keine Sacheinlagen eingebracht werden sollen, keine besonderen Rechte einzelner Gesellschafter vorgesehen sind, kein komplexes Finanzierungskonzept besteht und keine besonderen Schutzmechanismen im Verhältnis zwischen mehreren Gesellschaftern erforderlich sind. In solchen Fällen kann S24 ein praktisches Instrument sein.

Grenzen und Risiken der S24-Gründung

Die Vorteile von S24 dürfen nicht darüber hinwegtäuschen, dass der Mustervertrag nur begrenzte Gestaltungsmöglichkeiten bietet. Das ist der entscheidende Punkt für deutsche Unternehmer. Eine Gesellschaft wird nicht nur für den Tag der Gründung errichtet. Sie soll häufig über Jahre funktionieren, Gesellschafterwechsel ermöglichen, Investitionen aufnehmen, Entscheidungen strukturieren, Streitigkeiten vermeiden und das Unternehmen rechtlich absichern.

Art. 158 § 1¹ Kodeks spółek handlowych sieht für eine Gesellschaft, deren Vertrag unter Verwendung des Musters abgeschlossen wurde, vor, dass zur Deckung des Stammkapitals ausschließlich Bareinlagen geleistet werden. Wer also bereits bei der Gründung Sacheinlagen, etwa Maschinen, Rechte, Forderungen, Unternehmensbestandteile oder andere nicht in Geld bestehende Beiträge einbringen möchte, stößt bei der S24-Gründung an eine wesentliche Grenze. In solchen Fällen ist regelmäßig die notarielle Gestaltung zu prüfen.

Eine weitere Grenze betrifft individuelle Rechte und Pflichten der Gesellschafter. Nach Art. 159 Kodeks spółek handlowych müssen besondere Vorteile für Gesellschafter oder zusätzliche Pflichten gegenüber der Gesellschaft, die über die Einlageleistung hinausgehen, im Gesellschaftsvertrag genau bestimmt werden, wenn sie gegenüber der Gesellschaft wirksam sein sollen. Bei einer Standardgründung über S24 kann die erforderliche Präzision und Individualisierung häufig nicht in dem Umfang erreicht werden, der für komplexere Gesellschafterbeziehungen erforderlich ist.

Besonders problematisch ist dies bei deutsch-polnischen Gemeinschaftsunternehmen. Wenn ein deutscher Unternehmer gemeinsam mit einem polnischen Partner eine sp. z o.o. gründet, genügt es oft nicht, die Anteile formal aufzuteilen und den Vorstand zu bestellen. Es muss geklärt werden, wer welche Entscheidungen treffen darf, wer operativ arbeitet, wer finanziert, welche Zustimmungsvorbehalte gelten, wie Gewinne ausgeschüttet werden, wie Anteile verkauft werden dürfen und was geschieht, wenn die Gesellschafter sich nicht mehr einigen können.

Wann ist eine notarielle Gründung besser?

Eine notarielle Gründung ist regelmäßig vorzugswürdig, wenn die Gesellschaft nicht nur einfach und standardisiert gegründet werden soll, sondern wenn der Gesellschaftsvertrag eine echte Schutz- und Steuerungsfunktion haben muss. Das betrifft vor allem Gesellschaften mit mehreren Gesellschaftern, Gesellschaften mit einem deutschen Investor, Gesellschaften mit einem polnischen operativen Partner, Familiengesellschaften, Projektgesellschaften, Immobiliengesellschaften und Gesellschaften, in denen bereits bei der Gründung ein späterer Exit denkbar ist.

Der notarielle Gesellschaftsvertrag ermöglicht eine deutlich individuellere Gestaltung. Er kann Übertragungsbeschränkungen, Zustimmungserfordernisse, Vorkaufsrechte, Vorrangrechte, Nachschusspflichten, besondere Mehrheitserfordernisse, Regelungen zur Gewinnverwendung, Rechte zur Bestellung von Vorstandsmitgliedern, Wettbewerbsverbote, Vertraulichkeitsregelungen und Mechanismen zur Lösung von Pattsituationen enthalten. Diese Fragen sind nicht theoretisch. Sie entscheiden in der Praxis darüber, ob eine Gesellschaft in einer Krise handlungsfähig bleibt oder ob sie blockiert wird.

Die notarielle Gründung ist auch dann besonders wichtig, wenn das Stammkapital durch Sacheinlagen gedeckt werden soll. Art. 158 § 1 Kodeks spółek handlowych verlangt bei Sacheinlagen eine genaue Bezeichnung des Gegenstands der Einlage, des einbringenden Gesellschafters sowie der Zahl und des Nennwerts der dafür übernommenen Anteile. Bei S24 ist die Gründung auf Bareinlagen beschränkt. Wer also mit Vermögenswerten statt ausschließlich mit Geld gründen möchte, sollte die notarielle Variante prüfen.

Für deutsche Unternehmer ist die notarielle Gründung häufig auch aus Beweis- und Sicherheitsgründen vorteilhaft. Die Beteiligten müssen sich intensiver mit dem Inhalt des Gesellschaftsvertrages befassen. Die rechtliche Struktur wird nicht nur technisch ausgefüllt, sondern bewusst gestaltet. Gerade bei Investitionen in Polen kann dies den entscheidenden Unterschied machen.

Typische Fehler deutscher Unternehmer bei einer S24-Gründung

Ein häufiger Fehler besteht darin, die Gründungsgeschwindigkeit mit rechtlicher Sicherheit zu verwechseln. Eine schnell gegründete Gesellschaft ist nicht automatisch eine gut strukturierte Gesellschaft. Wenn der Gesellschaftsvertrag keine ausreichenden Regelungen enthält, können spätere Konflikte zwischen den Gesellschaftern deutlich teurer werden als die anfängliche Ersparnis bei der Gründung.

Ein zweiter Fehler besteht darin, eine Gesellschaft mit zwei Gesellschaftern im Verhältnis 50/50 zu gründen, ohne einen Mechanismus für Pattsituationen vorzusehen. Zu Beginn wirkt eine solche Struktur fair. Jeder Gesellschafter hat die gleiche Beteiligung und die gleiche formale Position. Wenn die Zusammenarbeit jedoch scheitert, kann die Gesellschaft blockiert werden. Entscheidungen über den Vorstand, die Finanzierung, die Gewinnverwendung, wichtige Verträge oder den Verkauf von Anteilen können unmöglich werden. Ohne Deadlock-Klausel, Ausstiegsmechanismus oder Bewertungsregel kann ein solcher Konflikt die gesamte Gesellschaft lähmen.

Ein dritter Fehler betrifft die Tätigkeit eines Gesellschafters für die Gesellschaft. In vielen kleinen und mittleren Gesellschaften arbeitet ein Gesellschafter operativ im Unternehmen, während der andere eher Kapitalgeber ist. Wenn nicht geregelt wird, ob und wie der operative Gesellschafter vergütet wird, entsteht später häufig ein Streit. Der aktive Gesellschafter fühlt sich unterbezahlt, der passive Gesellschafter sieht in der Vergütung eine verdeckte Gewinnverlagerung. Diese Konflikte lassen sich durch klare Regelungen im Gesellschaftsvertrag oder in einer ergänzenden Gesellschaftervereinbarung deutlich reduzieren.

Ein vierter Fehler ist das Fehlen eines Wettbewerbsverbots. Wenn ein Gesellschafter Zugang zu Kunden, Preisen, Angeboten, technischen Unterlagen oder Geschäftsgeheimnissen hat, sollte geregelt werden, ob er eine konkurrierende Tätigkeit ausüben darf. Ohne klare Regelungen kann später schwer abzugrenzen sein, ob ein Gesellschafter lediglich beruflich aktiv ist oder ob er die Gesellschaft tatsächlich schädigt.

Ein fünfter Fehler betrifft den Verkauf von Anteilen. Deutsche Unternehmer gehen manchmal davon aus, dass Anteile an einer sp. z o.o. jederzeit frei verkauft werden können. In der Praxis kann der Gesellschaftsvertrag die Übertragung von Anteilen von der Zustimmung der Gesellschaft abhängig machen oder andere Beschränkungen vorsehen. Wenn diese Fragen nicht sorgfältig geregelt werden, kann ein Gesellschafter später faktisch in der Gesellschaft blockiert sein oder ein unerwünschter Dritter kann in die Gesellschaft eintreten.

S24 bei einer Einpersonengesellschaft

Eine Einpersonengesellschaft ist der typische Fall, in dem S24 häufig sinnvoll sein kann. Wenn ein deutscher Unternehmer allein eine polnische sp. z o.o. gründen möchte, keine weiteren Gesellschafter beteiligt sind und keine besonderen gesellschaftsrechtlichen Schutzmechanismen benötigt werden, kann das S24-Verfahren ausreichend sein. Die Risiken eines Gesellschafterstreits bestehen in einer Einpersonengesellschaft naturgemäß nicht in gleicher Weise wie bei mehreren Gesellschaftern.

Dennoch sollte auch bei einer Einpersonengesellschaft nicht ausschließlich auf die Gründung geschaut werden. Zu prüfen sind insbesondere die steuerliche Struktur, die Geschäftsführung, die Vertretung, die tatsächliche Geschäftsleitung, die Buchhaltung, die Umsatzsteuerregistrierung, Bankkonten, Verträge mit der deutschen Muttergesellschaft oder dem deutschen Gesellschafter sowie mögliche grenzüberschreitende Leistungsbeziehungen. Eine einfache Gründung ersetzt keine steuerliche und organisatorische Planung.

Wenn die sp. z o.o. später Investoren aufnehmen, Anteile übertragen, Vermögen einbringen oder komplexere Geschäfte durchführen soll, kann es sinnvoll sein, bereits zu Beginn eine individuellere Struktur zu wählen oder den Gesellschaftsvertrag später notariell anzupassen. S24 ist daher nicht zwingend falsch, aber es sollte zum geplanten Entwicklungsweg der Gesellschaft passen.

S24 bei mehreren Gesellschaftern

Bei mehreren Gesellschaftern ist größere Vorsicht geboten. Je mehr Personen beteiligt sind, desto wichtiger werden klare Regeln. Es geht nicht nur um die prozentuale Beteiligung, sondern um Stimmrechte, Zustimmungsvorbehalte, Informationsrechte, Wettbewerbsverbote, Finanzierungspflichten, Ausstiegsmöglichkeiten und Bewertungsmechanismen. Genau diese Fragen sind in einem Mustervertrag häufig nicht in der erforderlichen Tiefe geregelt.

Besonders riskant sind Konstellationen, in denen ein deutscher Unternehmer mit einem polnischen Partner gründet, der das operative Geschäft in Polen führen soll. Der deutsche Gesellschafter bringt Kapital, Kundenkontakte oder eine Konzernstruktur ein, während der polnische Partner Marktkenntnis, Personal, operative Leistung oder lokale Beziehungen beisteuert. Diese Rollenverteilung muss rechtlich abgebildet werden. Andernfalls entsteht später ein Streit darüber, wer welchen Beitrag geleistet hat, wer welche Vergütung erhalten soll und wer die Gesellschaft tatsächlich kontrolliert.

In solchen Fällen ist ein individuell vorbereiteter Gesellschaftsvertrag regelmäßig die bessere Lösung. Er kann nicht jeden Streit verhindern, aber er kann die wichtigsten Konfliktfelder vorstrukturieren. Das ist besonders wichtig, wenn die Gesellschaft langfristig betrieben werden soll und nicht nur als kurzfristige Zweckgesellschaft gedacht ist.

Gesellschaftsvertrag und Gesellschaftervereinbarung

Der Gesellschaftsvertrag ist das zentrale Dokument der sp. z o.o. Er regelt die gesellschaftsrechtliche Grundstruktur und wird im Gründungsprozess benötigt. Daneben kann eine Gesellschaftervereinbarung sinnvoll sein. Sie wird zwischen den Gesellschaftern geschlossen und kann zusätzliche wirtschaftliche und organisatorische Fragen regeln.

Eine solche Vereinbarung kann insbesondere Bestimmungen über die Zusammenarbeit, Finanzierung, Vertraulichkeit, Wettbewerbsverbote, Ausstiegsszenarien, Bewertungsmethoden, Stimmverhalten, Mitverkaufsrechte, Erwerbsrechte oder Streitbeilegung enthalten. Sie muss jedoch sorgfältig mit dem Gesellschaftsvertrag abgestimmt werden. Widersprüche zwischen Gesellschaftsvertrag und Gesellschaftervereinbarung können später erhebliche Probleme verursachen.

Für deutsche Unternehmer ist diese Unterscheidung wichtig. Manche Regelungen müssen im Gesellschaftsvertrag enthalten sein, um gesellschaftsrechtlich die gewünschte Wirkung zu entfalten. Andere Fragen können ergänzend in einer Gesellschaftervereinbarung geregelt werden. Eine rein wirtschaftliche Nebenabrede ersetzt nicht immer eine gesellschaftsrechtlich erforderliche Regelung im Gesellschaftsvertrag.

Anteilsübertragung und Ausstieg

Ein zentrales Thema bei der Wahl zwischen S24 und notarieller Gründung ist der spätere Ausstieg. Art. 180 § 1 Kodeks spółek handlowych sieht vor, dass die Veräußerung eines Anteils, eines Teils eines Anteils oder eines Bruchteils eines Anteils sowie die Verpfändung eines Anteils grundsätzlich in schriftlicher Form mit notariell beglaubigten Unterschriften erfolgen müssen. Art. 180 § 2 Kodeks spółek handlowych ermöglicht bei einer Gesellschaft, deren Vertrag unter Verwendung eines Musters geschlossen wurde, die Anteilsveräußerung auch unter Verwendung eines im System bereitgestellten Musters, wobei die Erklärungen des Veräußerers und des Erwerbers elektronisch zu signieren sind.

Die technische Möglichkeit der Anteilsübertragung beantwortet aber nicht die wichtigste wirtschaftliche Frage: Unter welchen Voraussetzungen darf ein Gesellschafter aussteigen und zu welchem Preis? Wenn der Gesellschaftsvertrag keine klaren Regelungen enthält, kann ein späterer Exit schwierig werden. Der ausscheidende Gesellschafter will meist einen möglichst hohen Wert realisieren, während die verbleibenden Gesellschafter Risiken, Verbindlichkeiten und die Abhängigkeit des Unternehmens von bestimmten Personen betonen.

Deshalb sollte bereits bei der Gründung überlegt werden, ob es Vorkaufsrechte, Zustimmungserfordernisse, Bewertungsverfahren, Zahlungsfristen, Sicherheiten und Regelungen für den Fall geben soll, dass ein Gesellschafter verkaufen möchte, die übrigen Gesellschafter aber nicht kaufen wollen. Gerade diese Fragen lassen sich in einer individuell gestalteten Struktur meist besser regeln als in einem reinen Mustervertrag.

Nachschüsse, Finanzierung und Gesellschafterdarlehen

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Finanzierung der Gesellschaft. Die Gesellschafter sollten bereits bei der Gründung klären, ob die Gesellschaft nur durch Stammkapital finanziert werden soll oder ob spätere Finanzierungsbeiträge vorgesehen sind. In Polen können Nachschüsse ein wichtiges Instrument sein, müssen aber gesellschaftsvertraglich vorgesehen werden. Fehlt eine entsprechende Regelung, kann ein Gesellschafter nicht einfach aufgrund eines allgemeinen Finanzierungsbedarfs der Gesellschaft zur Leistung von Nachschüssen verpflichtet werden.

Bei S24-Gesellschaften wird diese Frage häufig unterschätzt. Die Gesellschaft wird schnell gegründet, die Gesellschafter zahlen ihre Einlagen ein, und erst später stellt sich heraus, dass zusätzliche Mittel benötigt werden. Wenn nur ein Gesellschafter bereit ist, Geld nachzuschießen oder ein Darlehen zu geben, entsteht ein Ungleichgewicht. Ohne klare Regelung kann später streitig sein, ob es sich um ein Darlehen, eine zusätzliche Einlage, eine freiwillige Unterstützung oder eine andere Leistung gehandelt hat.

Bei einer notariellen Gründung kann der Gesellschaftsvertrag von Anfang an genauer regeln, ob Nachschüsse zulässig sind, in welcher Höhe sie beschlossen werden können, ob sie proportional zu den Anteilen zu leisten sind und unter welchen Voraussetzungen sie zurückgezahlt werden. Ergänzend können Gesellschafterdarlehen, Sicherheiten und Rangfragen vertraglich geregelt werden. Das ist besonders wichtig bei investitionsintensiven Geschäftsmodellen, Immobilienprojekten oder Produktionsgesellschaften.

Wettbewerbsverbot und Schutz von Geschäftsinformationen

Bei einer polnischen sp. z o.o. mit mehreren Gesellschaftern sollte auch der Schutz von Geschäftsinformationen bedacht werden. Gerade in deutsch-polnischen Projekten bringt eine Seite häufig Kapital, Technik oder Kundenkontakte ein, während die andere Seite operative Marktkenntnis, Personal oder lokale Lieferantenbeziehungen beisteuert. Wenn diese Informationen nicht geschützt werden, kann ein späterer Konflikt zu erheblichen Schäden führen.

Ein Wettbewerbsverbot sollte nicht pauschal und unbestimmt formuliert sein. Es muss zum Geschäftsmodell passen. Zu regeln ist insbesondere, welche Tätigkeiten untersagt sind, für welchen Zeitraum die Beschränkung gelten soll, ob sie nur während der Beteiligung oder auch nach dem Ausscheiden gilt, welche Kunden, Märkte oder Leistungen betroffen sind und welche Folgen ein Verstoß hat. Zu weit gefasste Regelungen können rechtlich angreifbar oder praktisch schwer durchsetzbar sein. Zu enge Regelungen schützen die Gesellschaft nicht ausreichend.

Bei einer S24-Gründung wird dieser Bereich häufig nicht ausreichend individuell abgebildet. Bei einer notariellen Gründung oder einer ergänzenden Gesellschaftervereinbarung lässt sich der Schutz deutlich präziser ausgestalten.

Pattsituationen und 50/50-Gesellschaften

Eine der größten Schwächen standardisierter Gründungen zeigt sich bei 50/50-Strukturen. Zwei Gesellschafter halten jeweils die Hälfte der Anteile. Solange Einigkeit besteht, ist dies ein fair wirkendes Modell. Wenn die Zusammenarbeit scheitert, kann die Gesellschaft jedoch blockiert werden. Es gibt keine klare Mehrheit, und wichtige Entscheidungen können nicht mehr getroffen werden.

Eine gute Vertragsgestaltung sollte daher regeln, was bei einem Deadlock geschieht. Möglich sind verschiedene Mechanismen, etwa eine gestufte Verhandlungspflicht, die Einschaltung eines neutralen Dritten, ein Erwerbsrecht, ein Verkaufsrecht, eine Bewertungsregel oder ein sonstiger Ausstiegsmechanismus. Welcher Mechanismus geeignet ist, hängt vom Geschäftsmodell, von der Beteiligungsstruktur, vom Wert der Gesellschaft und von der Rolle der Gesellschafter ab.

S24 ist für eine solche differenzierte Gestaltung nur eingeschränkt geeignet. Wer eine 50/50-Gesellschaft mit ernsthaftem wirtschaftlichem Gewicht gründet, sollte deshalb sehr genau prüfen, ob ein Mustervertrag ausreichend ist. In vielen Fällen ist die notarielle Gründung mit individueller Vertragsgestaltung deutlich sicherer.

Praktisches Beispiel: Deutsche Muttergesellschaft gründet allein in Polen

Ein deutsches Unternehmen möchte eine polnische Tochtergesellschaft gründen, um Verträge mit polnischen Kunden abzuschließen und Personal in Polen zu beschäftigen. Alleinige Gesellschafterin soll die deutsche Muttergesellschaft sein. Es gibt keine weiteren Gesellschafter, keine Sacheinlagen und keine besonderen internen Stimmrechtsregelungen. Die Gesellschaft soll zunächst einfache Dienstleistungen erbringen.

In einem solchen Fall kann S24 eine sinnvolle Lösung sein, sofern die deutsche Muttergesellschaft über die notwendigen elektronischen Signaturen und organisatorischen Voraussetzungen verfügt und die steuerlichen sowie operativen Fragen gesondert geprüft werden. Das gesellschaftsrechtliche Konfliktrisiko zwischen mehreren Gesellschaftern besteht hier nicht. Trotzdem muss geklärt werden, wer Geschäftsführer beziehungsweise Mitglied des polnischen Vorstandes wird, wo die tatsächliche Geschäftsleitung liegt, wie Verträge zwischen Mutter- und Tochtergesellschaft gestaltet werden und welche steuerlichen Registrierungen erforderlich sind.

Wenn jedoch später ein polnischer Minderheitsgesellschafter aufgenommen werden soll, sollte rechtzeitig geprüft werden, ob der ursprüngliche Mustervertrag angepasst werden muss. Eine einfache S24-Gründung kann also als Startpunkt geeignet sein, ersetzt aber nicht jede spätere Strukturierung.

Praktisches Beispiel: Deutscher Investor und polnischer operativer Partner

Ein deutscher Investor möchte gemeinsam mit einem polnischen Partner eine sp. z o.o. gründen. Der deutsche Investor bringt Kapital und Kundenkontakte ein. Der polnische Partner soll das operative Geschäft in Polen führen, Mitarbeiter einstellen und Lieferanten betreuen. Beide sollen jeweils 50 Prozent der Anteile halten.

In dieser Konstellation wäre eine reine S24-Gründung riskant. Es müssten zahlreiche Fragen geregelt werden: Wer bestellt den Vorstand? Welche Entscheidungen benötigen die Zustimmung beider Gesellschafter? Wie wird der operative Partner vergütet? Darf er nebenbei konkurrierend tätig sein? Was geschieht, wenn ein Gesellschafter verkaufen möchte? Wie werden Anteile bewertet? Was passiert bei einem Deadlock? Wie werden Gesellschafterdarlehen behandelt? Wer darf mit Kunden kommunizieren und wer hat Zugriff auf Bankkonten und Buchhaltung?

Wenn diese Fragen nicht geregelt werden, kann eine anfänglich schnelle Gründung später zu einem teuren Konflikt führen. In einem solchen Fall ist eine notarielle Gründung mit individuell vorbereitetem Gesellschaftsvertrag und gegebenenfalls zusätzlicher Gesellschaftervereinbarung regelmäßig die sicherere Lösung.

Steuerliche und organisatorische Folgen der Wahl des Gründungsweges

Die Wahl zwischen S24 und notarieller Gründung betrifft in erster Linie die gesellschaftsrechtliche Struktur. Sie ersetzt nicht die steuerliche Analyse. Deutsche Unternehmer müssen zusätzlich prüfen, wie die polnische sp. z o.o. körperschaftsteuerlich, umsatzsteuerlich und organisatorisch behandelt wird, welche Buchhaltungspflichten bestehen, ob eine Umsatzsteuerregistrierung erforderlich ist, wie Geschäftsführer- oder Managementleistungen abgerechnet werden und ob grenzüberschreitende Leistungsbeziehungen zur deutschen Gesellschaft bestehen.

Auch die Einzahlung des Stammkapitals, Gesellschafterdarlehen, spätere Anteilsübertragungen und Ausschüttungen können steuerliche Folgen haben. Bei einer Anteilsübertragung können insbesondere Einkommensteuer- oder Körperschaftsteuerfragen sowie die polnische Steuer auf zivilrechtliche Rechtsgeschäfte, podatek od czynności cywilnoprawnych, relevant werden. Diese Fragen sollten nicht erst im Konfliktfall geprüft werden.

Eine schnelle Gründung über S24 kann daher organisatorisch sinnvoll sein, sollte aber nicht mit einer vollständigen rechtlichen und steuerlichen Strukturierung verwechselt werden. Gerade bei deutschen Unternehmern ist die grenzüberschreitende Perspektive entscheidend.

S24 ist kein Fehler, aber nicht immer die richtige Lösung

S24 ist kein schlechtes Verfahren. Es erfüllt eine wichtige Funktion: Es erleichtert die Gründung einfacher Gesellschaften, reduziert den formalen Aufwand und ermöglicht eine schnelle Eintragung in einfachen Fällen. Für standardisierte Einpersonengesellschaften oder sehr einfache Beteiligungsmodelle kann dies ausreichend sein.

Problematisch ist nicht S24 selbst, sondern die unkritische Verwendung des Mustervertrages für Gesellschaften, die eigentlich eine individuelle Gestaltung benötigen. Wenn mehrere Gesellschafter beteiligt sind, wenn unterschiedliche wirtschaftliche Beiträge geleistet werden, wenn ein deutscher Investor mit einem polnischen operativen Partner zusammenarbeitet oder wenn erhebliche Vermögenswerte, Finanzierungsbeiträge oder Kundenbeziehungen betroffen sind, sollte der Gesellschaftsvertrag mehr leisten als nur die Mindestangaben für die Registrierung.

Die eigentliche Frage lautet daher nicht: „Ist S24 gut oder schlecht?“ Die richtige Frage lautet: „Passt S24 zu der konkreten Gesellschaft, den Gesellschaftern und dem geplanten Geschäftsmodell?“ Wenn diese Frage ehrlich beantwortet wird, lassen sich viele spätere Probleme vermeiden.

Handlungsempfehlung für deutsche Unternehmer

Deutsche Unternehmer sollten vor der Gründung einer sp. z o.o. in Polen zunächst klären, ob die Gesellschaft eine einfache operative Einheit oder ein langfristiges Gemeinschaftsunternehmen mit mehreren Beteiligten sein soll. Bei einer einfachen Einpersonengesellschaft kann S24 in Betracht kommen. Bei mehreren Gesellschaftern, einem 50/50-Modell, einem Investor, Sacheinlagen, besonderen Stimmrechten, Nachschüssen, Wettbewerbsverboten oder komplexen Exit-Regelungen sollte eine notarielle Gründung ernsthaft geprüft werden.

Vor der Entscheidung sollten insbesondere der Gesellschaftsvertrag, die Beteiligungsstruktur, die Geschäftsführung, die Vertretung, die Finanzierung, die Möglichkeit der Anteilsübertragung, die steuerliche Behandlung und mögliche Konfliktszenarien analysiert werden. Wer diese Fragen erst nach der Gründung stellt, hat oft weniger Gestaltungsspielraum.

Für deutsche Unternehmer ist die Gründung einer polnischen sp. z o.o. nicht nur ein formaler Registervorgang. Sie ist der rechtliche Rahmen für die gesamte Tätigkeit in Polen. Deshalb sollte die Gesellschaft nicht nur schnell, sondern vor allem passend gegründet werden.

FAQ – S24 oder notarielle Gründung einer sp. z o.o. in Polen

Kann ein deutscher Unternehmer eine sp. z o.o. in Polen über S24 gründen?

Ja, grundsätzlich kann auch ein deutscher Unternehmer eine polnische sp. z o.o. über das S24-System gründen, wenn die technischen und formalen Voraussetzungen erfüllt sind. Erforderlich ist insbesondere die Nutzung der vorgesehenen elektronischen Signaturform. In der Praxis können sich für ausländische Personen organisatorische Fragen ergeben, etwa bei der Signatur, bei der Identifikation, bei der späteren Bankkontoeröffnung oder bei steuerlichen Registrierungen. Deshalb sollte nicht nur die technische Möglichkeit der Gründung, sondern die gesamte Struktur geprüft werden.

Was ist der wichtigste Unterschied zwischen S24 und notarieller Gründung?

Der wichtigste Unterschied liegt in der Flexibilität des Gesellschaftsvertrages. Bei S24 wird ein Mustervertrag verwendet, der nur begrenzte Gestaltungsmöglichkeiten bietet. Bei einer notariellen Gründung kann der Gesellschaftsvertrag individuell auf die Gesellschafter, das Geschäftsmodell, die Finanzierung, die Stimmrechte, den Exit und mögliche Konflikte abgestimmt werden. Für einfache Gesellschaften kann S24 ausreichen, für komplexere Strukturen ist die notarielle Gründung häufig sicherer.

Ist S24 immer günstiger und schneller?

S24 ist in einfachen Fällen regelmäßig schneller und kann geringere Gründungskosten verursachen. Das bedeutet aber nicht automatisch, dass S24 wirtschaftlich immer günstiger ist. Wenn der Mustervertrag später geändert werden muss oder ein Gesellschafterstreit entsteht, können die Folgekosten deutlich höher sein als die anfängliche Ersparnis. Die Kostenfrage sollte daher nicht nur auf den Gründungstag bezogen werden, sondern auf den gesamten Lebenszyklus der Gesellschaft.

Wann ist S24 besonders geeignet?

S24 kann besonders geeignet sein, wenn eine einfache sp. z o.o. gegründet werden soll, insbesondere eine Einpersonengesellschaft ohne besondere interne Struktur. Es eignet sich eher für Fälle, in denen nur Bareinlagen geleistet werden, keine individuellen Gesellschafterrechte erforderlich sind und kein komplexes Verhältnis zwischen mehreren Gesellschaftern geregelt werden muss. Auch dann sollten steuerliche und organisatorische Fragen separat geprüft werden.

Wann sollte eine notarielle Gründung gewählt werden?

Eine notarielle Gründung sollte insbesondere dann geprüft werden, wenn mehrere Gesellschafter beteiligt sind, ein deutsch-polnisches Gemeinschaftsunternehmen geplant ist, Sacheinlagen eingebracht werden sollen oder besondere Regelungen zu Stimmrechten, Nachschüssen, Wettbewerbsverboten, Exit, Anteilsbewertung oder Deadlock erforderlich sind. Auch bei Immobiliengesellschaften, Projektgesellschaften oder Familiengesellschaften ist eine individuelle Gestaltung häufig sinnvoll. Die notarielle Gründung ist zwar aufwendiger, kann aber spätere Konflikte deutlich reduzieren.

Können Sacheinlagen bei einer S24-Gründung eingebracht werden?

Bei einer Gesellschaft, deren Vertrag unter Verwendung des Musters abgeschlossen wurde, wird das Stammkapital nach Art. 158 § 1¹ Kodeks spółek handlowych ausschließlich durch Bareinlagen gedeckt. Wer bereits bei der Gründung Sacheinlagen einbringen möchte, sollte daher die notarielle Gründung prüfen. Sacheinlagen erfordern eine genaue Beschreibung im Gesellschaftsvertrag, einschließlich des Gegenstands der Einlage, des einbringenden Gesellschafters sowie der dafür übernommenen Anteile.

Kann der S24-Gesellschaftsvertrag später geändert werden?

Ja, ein Gesellschaftsvertrag kann später geändert werden, allerdings ist dabei zu prüfen, in welcher Form die Änderung erfolgen muss und ob die gewünschte Änderung noch über das System oder notariell vorgenommen werden kann. Wenn eine S24-Gesellschaft später komplexere Regelungen benötigt, kann eine notarielle Änderung erforderlich werden. Deshalb ist es oft sinnvoll, bereits vor der Gründung zu überlegen, ob die Gesellschaft langfristig eine individuelle Struktur benötigt.

Ist eine sp. z o.o. dasselbe wie eine deutsche GmbH?

Nein. Die sp. z o.o. ist wirtschaftlich mit der deutschen GmbH vergleichbar, aber sie ist keine deutsche GmbH. Sie unterliegt polnischem Gesellschaftsrecht, wird im polnischen Krajowy Rejestr Sądowy eingetragen und funktioniert nach den Regeln des Kodeks spółek handlowych. Deutsche Unternehmer sollten daher nicht automatisch deutsche GmbH-Erfahrungen auf die polnische sp. z o.o. übertragen. Besonders bei Vertretung, Gesellschafterbeschlüssen, Anteilsübertragungen und Registerverfahren sind polnische Besonderheiten zu beachten.

Was ist bei einer 50/50-Gesellschaft besonders gefährlich?

Bei einer 50/50-Gesellschaft kann ein Konflikt schnell zu einer vollständigen Blockade führen. Wenn beide Gesellschafter gleich viele Anteile halten und kein Deadlock-Mechanismus vorgesehen ist, können wichtige Entscheidungen nicht mehr getroffen werden. Das betrifft insbesondere Vorstand, Finanzierung, Gewinnverwendung, größere Verträge und Anteilsverkauf. Eine 50/50-Struktur sollte daher nie nur aus Gründen der Fairness gewählt werden, sondern immer mit einem klaren Mechanismus für den Konfliktfall verbunden sein.

Braucht man neben dem Gesellschaftsvertrag auch eine Gesellschaftervereinbarung?

In vielen Fällen kann eine Gesellschaftervereinbarung sinnvoll sein. Sie kann wirtschaftliche und organisatorische Fragen regeln, die über den eigentlichen Gesellschaftsvertrag hinausgehen, etwa Vertraulichkeit, Wettbewerbsverbote, Stimmverhalten, Finanzierung, Exit oder Bewertungsmechanismen. Sie muss aber sorgfältig mit dem Gesellschaftsvertrag abgestimmt werden. Nicht jede Regelung kann wirksam nur in einer Nebenvereinbarung getroffen werden.

Welche Rolle spielt das KRS bei der Gründung?

Das Krajowy Rejestr Sądowy ist das polnische Landesgerichtsregister. Eine sp. z o.o. entsteht als vollwertige Gesellschaft erst mit der Eintragung in das Register. Das KRS enthält wichtige Informationen über die Gesellschaft, insbesondere Firma, Sitz, Organe, Vertretung und weitere registerrelevante Daten. Für deutsche Unternehmer ist der KRS-Auszug ein zentrales Dokument zur Prüfung der Gesellschaft und ihrer Vertretung.

Ist die Gründung über S24 für deutsche Investoren riskant?

S24 ist nicht automatisch riskant. Riskant ist es, wenn S24 für eine Struktur verwendet wird, die eigentlich eine individuelle Gestaltung benötigt. Das betrifft insbesondere Gesellschaften mit mehreren Gesellschaftern, Investoren, operativen Partnern, Sacheinlagen, komplexer Finanzierung oder besonderen Schutzbedürfnissen. In solchen Fällen kann ein Mustervertrag zu kurz greifen und spätere Konflikte begünstigen.

Was sollte vor der Gründung geprüft werden?

Vor der Gründung sollten insbesondere die Beteiligungsstruktur, der Unternehmensgegenstand, die Geschäftsführung, die Vertretung, die Finanzierung, mögliche Sacheinlagen, Stimmrechte, Zustimmungsvorbehalte, Nachschüsse, Wettbewerbsverbote, Ausstiegsmöglichkeiten und steuerliche Folgen geprüft werden. Bei deutschen Unternehmern kommt zusätzlich die grenzüberschreitende Struktur hinzu. Es sollte klar sein, ob die polnische Gesellschaft eigenständig tätig wird oder in eine deutsche Unternehmensgruppe eingebunden ist.

Welche Lösung ist insgesamt besser: S24 oder Notar?

Es gibt keine allgemeingültige Antwort. S24 ist besser für einfache, standardisierte Gründungen. Die notarielle Gründung ist besser für individuell strukturierte Gesellschaften, mehrere Gesellschafter, deutsch-polnische Projekte, Sacheinlagen, Investoren, Exit-Regelungen und Konfliktprävention. Entscheidend ist nicht die Geschwindigkeit der Gründung, sondern die Passgenauigkeit der rechtlichen Struktur.

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Sollten Sie Fragen bezüglich der Vertragsrisiken für deutsche Unternehmen in Verträgen mit polnischen Partnern (Lieferketten, Verzugszinsen, Gewährleistung, Haftung) haben, können Sie uns unter der E-Mail kontakt@kancelaria-pozniak.pl oder unter der Telefonnummer +48 665 246 969 erreichen.