Die COVID-19-Pandemie hat der Remote-Arbeit einen deutlichen Schub verliehen und zu einem Paradigmenwechsel auf dem polnischen Arbeitsmarkt geführt. Was einst als Ausnahmeregelung galt, hat sich mittlerweile als fester Bestandteil moderner Arbeitsverhältnisse etabliert. Um den daraus resultierenden Anforderungen gerecht zu werden, hat der Gesetzgeber durch das Gesetz vom 1. Dezember 2022 zur Änderung des Arbeitsgesetzbuches und einiger anderer Gesetze (GBl. 2023, Pos. 240), das am 7. April 2023 in Kraft trat, einen neuen Rechtsrahmen für Remote-Arbeit geschaffen. Diese Vorschriften haben die zuvor geltenden Regelungen zur Telearbeit abgelöst und ein umfassendes System etabliert, das den Bedürfnissen der Arbeitswelt im digitalen Zeitalter entspricht. Im Jahr 2025, mehr als zwei Jahre nach Inkrafttreten der Reform, ist es für Arbeitgeber entscheidend, ihre Verantwortung zu kennen und rechtssicher zu handeln.
Remote-Arbeit: Begriffsbestimmung und Typologien
Nach Art. 67¹18 des polnischen Arbeitsgesetzbuchs bezeichnet Remote-Arbeit die Erbringung beruflicher Aufgaben vollständig oder teilweise außerhalb der Betriebsstätte, an einem vom Arbeitnehmer bestimmten und mit dem Arbeitgeber abgestimmten Ort, vorzugsweise im Wohnbereich. Dabei kommt regelmäßig Informations- und Kommunikationstechnologie zum Einsatz. Der Gesetzgeber unterscheidet drei Arten:
(1) Vollzeit-Remote-Arbeit, bei der die gesamte Arbeitsleistung außerhalb des Unternehmens erbracht wird;
(2) hybride Modelle, bei denen Präsenz- und Remote-Anteile kombiniert werden; und
(3) gelegentliche Remote-Arbeit, die auf Antrag des Arbeitnehmers bis zu 24 Tage pro Kalenderjahr ermöglicht wird. Die Festlegung des Arbeitsorts kann pauschal in arbeitsvertraglichen oder betrieblichen Dokumenten erfolgen, was eine pragmatische Handhabung erlaubt.
Ein zentrales Element für die Einführung von Remote-Arbeit sind innerbetriebliche Regelwerke. Diese können im Rahmen einer Vereinbarung mit der zuständigen Gewerkschaft oder – bei deren Abwesenheit – durch Betriebsrichtlinien nach Anhörung der Mitarbeitervertretung implementiert werden. Alternativ können individuelle Vereinbarungen oder einseitige Anordnungen erlassen werden, insbesondere bei außergewöhnlichen Umständen. Die Dokumentation sollte insbesondere Regelungen zu zugelassenen Personengruppen, Kostenübernahmen, Kommunikationspflichten, Datenschutz, Arbeitszeiterfassung und BHP-Vorgaben enthalten.
Ein wichtiger Aspekt ist die Dokumentation der Arbeitszeit im Homeoffice. Die Vorschriften lassen eine vereinfachte Form der Arbeitszeiterfassung zu, sofern sich beide Parteien darauf geeinigt haben. Diese kann in Form von Tagesberichten, elektronischen Protokollen oder durch Verzicht auf minutengenaue Aufzeichnung erfolgen. Kommt keine solche Einigung zustande, gelten die allgemeinen Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung gemäß Art. 149 des Arbeitsgesetzbuches. Arbeitgeber müssen in diesem Fall eine vollständige und transparente Zeiterfassung sicherstellen, was insbesondere bei Kontrollen durch die Arbeitsaufsichtsbehörde (PIP) von Relevanz ist. Gerade im Streitfall – etwa bei Überstunden – kommt der Eindeutigkeit der Erfassung eine zentrale Bedeutung zu.
Arbeitgeber müssen den Arbeitnehmern die für die Remote-Tätigkeit erforderlichen Hilfsmittel (z. B. Notebook, Software, Telekommunikationseinrichtungen) bereitstellen und die entsprechenden Kosten (Strom, Internet, Wartung) übernehmen. Bei Nutzung privater Arbeitsmittel hat der Arbeitgeber einen pauschalen oder erstattungsbasierten Ausgleich zu zahlen. Diese Leistungen gelten nach Art. 67¹25 nicht als steuer- oder beitragspflichtiges Einkommen. Dabei ist besonders hervorzuheben, dass die Höhe des Pauschalbetrags auf einer realistischen Kostenanalyse basieren muss. Es kann notwendig sein, Verbrauchsdaten wie Strom- oder Internetnutzung zu analysieren, um einer möglichen Qualifizierung als verstecktes Arbeitsentgelt entgegenzuwirken. Eine dokumentierte Kalkulation unterstützt hier die rechtssichere Umsetzung.
Arbeitsschutz, Verantwortung und Datenschutz im Homeoffice
Die Gewährleistung des Arbeitsschutzes (BHP) im Homeoffice stellt Arbeitgeber vor neue Herausforderungen. Sie müssen eine Gefährdungsbeurteilung für Remote-Arbeitsplätze erstellen, die sich auf Arbeitsplatzgruppen beziehen kann. Arbeitnehmer haben vor Aufnahme der Arbeit schriftlich zu erklären, dass die Bedingungen in ihrem Homeoffice den Sicherheitsanforderungen entsprechen, insbesondere im Hinblick auf Ergonomie, Beleuchtung und Ausstattung. Mit dieser Erklärung übernimmt der Arbeitnehmer auch eine gewisse Mitverantwortung für die Einhaltung der Arbeitsschutzregeln, was rechtlich relevant sein kann, z. B. bei Arbeitsunfällen.
Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, den Heimarbeitsplatz physisch einzurichten, muss aber Schulungen und Sicherheitsanweisungen bereitstellen. Eine Kontrolle des Heimarbeitsplatzes ist zulässig, sofern sie nicht in die Privatsphäre des Arbeitnehmers oder seiner Haushaltsangehörigen eingreift. Bei Arbeitsunfällen gelten die allgemeinen Ermittlungs- und Dokumentationspflichten, wobei die Besichtigung des Unfallorts mit dem Arbeitnehmer abzustimmen ist. Für gelegentliche Remote-Arbeit entfällt gemäß Art. 67¹33 die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung sowie zur Bereitstellung von Arbeitsmitteln, was diesen Modus deutlich vereinfacht.
In Bezug auf den Datenschutz ist eine klare Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer entscheidend. Es sollten verschlüsselte Kommunikationskanäle genutzt werden, z. B. VPN oder sichere Messaging-Dienste. Der Arbeitgeber muss dafür sorgen, dass die eingesetzten Systeme den Anforderungen der DSGVO (RODO) genügen, und der Arbeitnehmer ist verpflichtet, Datenschutzrichtlinien einzuhalten, insbesondere beim Umgang mit sensiblen Kundendaten. Ein oft übersehener Punkt ist die Pflicht zur Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA), wenn durch die Remote-Arbeit besondere Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen entstehen. Eine solche Bewertung hilft dabei, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu identifizieren und rechtliche Risiken zu minimieren.
Sonderregelungen für Remote-Arbeit bei außergewöhnlichen Umständen
Das Gesetz erlaubt Arbeitgebern, Remote-Arbeit einseitig anzuordnen, wenn außergewöhnliche Ereignisse vorliegen, etwa Naturkatastrophen, Epidemien oder technische Ausfälle in den Betriebsräumen. Solche Maßnahmen sind zeitlich zu begrenzen und nachvollziehbar zu kommunizieren. Damit erhalten Arbeitgeber ein effektives Instrument für das Krisenmanagement, das jedoch mit Sorgfalt eingesetzt werden sollte, um arbeitsrechtlichen Konflikten vorzubeugen.
Anspruchsberechtigte Arbeitnehmergruppen
Gesetzlich geschützt ist der Anspruch auf Remote-Arbeit für bestimmte Gruppen, z. B. Schwangere, Eltern kleiner Kinder oder Pflegepersonen von schwerbehinderten Angehörigen. Arbeitgeber dürfen einen entsprechenden Antrag nur aus betrieblichen oder organisatorischen Gründen ablehnen. Die Ablehnung ist innerhalb von sieben Werktagen schriftlich oder elektronisch zu begründen. Auch Arbeitnehmer ohne Sonderstatus haben das Recht, eine Beendigung der Remote-Arbeit zu beantragen, wobei eine Rückkehr zur Präsenzarbeit innerhalb von 30 Tagen erfolgen muss.
Gelegentliche Remote-Arbeit: Regelungen und Grenzen
Die gelegentliche Remote-Arbeit stellt ein flexibles Instrument dar, das Arbeitnehmer bis zu 24 Tage pro Jahr auf Antrag nutzen können. Dabei entfällt die Verpflichtung des Arbeitgebers zur Bereitstellung von Arbeitsmitteln, zur Kostenerstattung und zur Gefährdungsbeurteilung. Es handelt sich um eine rein freiwillige Entscheidung des Arbeitgebers; eine Ablehnung bedarf keiner Begründung. Um Rechtsklarheit zu schaffen, empfiehlt sich eine kurze schriftliche Fixierung der Bedingungen, insbesondere hinsichtlich Datenschutz und Kommunikationskanälen.
Praxisnahe Herausforderungen bei der Umsetzung
In der Praxis zeigt sich, dass viele Arbeitgeber Schwierigkeiten bei der Festlegung von Pauschalen oder Erstattungen für private Arbeitsmittel haben. Die Berechnung realistischer Beträge für Strom- oder Internetnutzung ist komplex, insbesondere bei heterogenen Arbeitsmodellen. Auch die Umsetzung des Datenschutzes sowie die Kontrolle der Arbeitsleistung ohne Eingriff in die Privatsphäre fordern neue Konzepte.
In Bereichen wie IT oder kreativen Branchen wird vermehrt auf B2B-Modelle gesetzt, um maximale Flexibilität zu gewährleisten. Gleichzeitig bleibt die Pflege von Teamgeist und Unternehmenskultur im hybriden Setting eine Managementaufgabe. Eine Umstellung von Remote- auf Präsenzarbeit darf nur einvernehmlich erfolgen, was die internen Abläufe gerade in großen Organisationen erschwert.
Fazit und Ausblick
Die gesetzlichen Vorschriften zur Remote-Arbeit haben seit April 2023 für Rechtssicherheit gesorgt und bieten einen soliden Rahmen für moderne Arbeitsmodelle. Arbeitgeber sollten im Jahr 2025 verstärkt auf klare Dokumentationen, offene Kommunikation mit Arbeitnehmern und die Einhaltung der regulatorischen Vorgaben achten. Remote-Arbeit wird zunehmend als Standard angesehen und erfordert eine strategische Integration in die Unternehmenspolitik. Die gesetzlich verankerte Möglichkeit zur einseitigen Anordnung in Ausnahmesituationen bleibt ein zentraler Baustein für Krisenresilienz. Künftige gesetzliche Entwicklungen dürften insbesondere technologische Fortschritte und gesellschaftliche Erwartungen aufgreifen. Unternehmen, die proaktiv auf diese Trends reagieren, können langfristig von einer effizienten, rechtssicheren und mitarbeiterorientierten Arbeitsorganisation profitieren.
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