Überblick
Die Anstellung von Arbeitnehmern in einem kleinen Unternehmen in Polen erfordert eine präzise Kenntnis des polnischen Arbeitsrechts, um Risiken wie Scheinselbstständigkeit, steuerliche Nachforderungen, Arbeitsstreitigkeiten oder Compliance-Verstöße zu minimieren. Dieser Artikel richtet sich an deutsche Unternehmer und Unternehmen, die in Polen tätig sind, und analysiert die drei gängigsten Formen der Zusammenarbeit: Arbeitsverträge (umowa o pracę), Dienstverträge (umowa zlecenie, umowa o dzieło) und B2B-Kooperationen (umowa B2B). Dabei werden die rechtlichen Rahmenbedingungen gemäß dem polnischen Arbeitsgesetzbuch (Kodeks pracy), dem Zivilgesetzbuch (Kodeks cywilny) sowie relevante Urteile des Obersten Gerichtshofs (Sąd Najwyższy) und Verwaltungsbehörden wie der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) erläutert. Der Artikel beleuchtet Vorteile, Nachteile und Risiken jeder Vertragsart, gibt praktische Tipps zur Risikominimierung, verweist auf reale Fallbeispiele und berücksichtigt aktuelle Änderungen wie den neuen Mindestlohn von 4.666 PLN brutto im Jahr 2025, detaillierte Sozialversicherungsbeiträge (ZUS), Dokumentationspflichten gemäß Art. 149 Kodeks pracy, Arbeitszeitregelungen gemäß Art. 129 Kodeks pracy, den gesetzlichen Feiertag Wigilia, erweiterte Elternzeit, Transparenzpflichten bei Stellenausschreibungen, Übergangsbestimmungen für bestehende Verträge sowie Compliance-Anforderungen wie Hinweisgeberschutz und das deutsche Lieferkettengesetz. Am Ende finden Sie ein Fazit mit den wichtigsten Erkenntnissen und einen Vergleich mit dem deutschen System.
Arbeitsvertrag (Umowa o pracę): Rechtliche Grundlagen und Risiken
Ein Arbeitsvertrag (umowa o pracę) gemäß dem polnischen Arbeitsgesetzbuch (Kodeks pracy) ist die strengste Form der Anstellung. Er verpflichtet den Arbeitgeber, den Arbeitnehmer in die Organisation einzubinden, feste Arbeitszeiten und -orte festzulegen sowie Sozialversicherungsbeiträge (ZUS) und Lohnsteuer abzuführen. Der Vertrag unterliegt umfassenden Schutzvorschriften, einschließlich Kündigungsschutz, Mindestlohn (im Jahr 2025 4.666 PLN brutto monatlich, gemäß Rozporządzenie Rady Ministrów), Urlaubsanspruch (20 oder 26 Tage jährlich je nach Berufserfahrung) und Mutterschutz. Gemäß Art. 129 Kodeks pracy dürfen die wöchentlichen Arbeitsstunden 40 Stunden nicht überschreiten, wobei Überstunden streng geregelt und dokumentiert werden müssen. Art. 149 Kodeks pracy verpflichtet Arbeitgeber zur Führung detaillierter Arbeitszeitnachweise, einschließlich Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie Pausen, wobei ein elektronisches Zeiterfassungssystem die Dokumentation erleichtert.
Risiken bei Arbeitsverträgen
Ein zentrales Risiko ist die fehlerhafte Gestaltung des Arbeitsvertrags, die zu Streitigkeiten führen kann. Beispielsweise kann eine unklare Regelung zu Überstunden Vergütungsstreitigkeiten auslösen. Laut einem Urteil des Obersten Gerichtshofs (Sąd Najwyższy, Urteil vom 4. April 2019, I PK 139/18) muss der Arbeitgeber nachweisen, dass Überstunden ausdrücklich angeordnet wurden, um Zahlungsansprüche abzuwehren. Ein weiteres Risiko ist die Nichteinhaltung von Kündigungsfristen, die je nach Dauer der Anstellung zwischen zwei Wochen und drei Monaten liegen (§ 36 Kodeks pracy). Bewusstes Vermeiden von Sozialversicherungsbeiträgen (ZUS) oder Steuern kann zu administrativen Sanktionen oder strafrechtlichen Konsequenzen gemäß dem Strafgesetzbuch (Kodeks karny skarbowy) führen.
Fallbeispiel: Ein kleines IT-Unternehmen in Krakau stellte einen Programmierer mit einem Arbeitsvertrag ein, ohne die Arbeitszeit gemäß Art. 149 Kodeks pracy genau zu dokumentieren. Der Mitarbeiter forderte später Überstundenvergütung für Arbeit außerhalb der regulären Stunden. Das Arbeitsgericht (Sąd Pracy) entschied zugunsten des Mitarbeiters, da der Arbeitgeber keine klaren Arbeitszeitnachweise vorlegen konnte.
💡 Tipp für Arbeitgeber: Dokumentieren Sie Arbeitszeiten und Überstundenanweisungen gemäß Art. 149 Kodeks pracy genau, idealerweise in einem elektronischen Zeiterfassungssystem, um Streitigkeiten zu vermeiden. Lassen Sie Arbeitsverträge von einem polnischen Anwalt prüfen, der mit den aktuellen Änderungen des Arbeitsrechts vertraut ist, da regelmäßige Gesetzesänderungen die Anforderungen an Verträge beeinflussen können.
Dienstverträge (umowa zlecenie und Umowa o dzieło): Flexibilität mit Risiken
Dienstverträge wie die umowa zlecenie (Auftragsvertrag) und die umowa o dzieło (Werkvertrag) gemäß dem polnischen Zivilgesetzbuch (Kodeks cywilny, § 627 und § 734) bieten mehr Flexibilität als Arbeitsverträge, da sie weniger strenge Schutzvorschriften unterliegen. Die umowa zlecenie verpflichtet den Auftragnehmer zur Erbringung einer Dienstleistung, während die umowa o dzieło auf die Erstellung eines konkreten Werks abzielt. Beide Verträge sind für kleine Unternehmen attraktiv, da sie geringere Sozialversicherungsbeiträge (bei umowa zlecenie) oder keine Beiträge (bei umowa o dzieło) erfordern.
Risiko der Scheinselbstständigkeit
Das größte Risiko bei Dienstverträgen ist die Scheinselbstständigkeit (pozorna samozatrudnienie). Die Sozialversicherungsanstalt ZUS prüft, ob ein Dienstvertrag Merkmale eines Arbeitsvertrags aufweist. Die wichtigsten Prüfungskriterien sind:
- Weisungsgebundenheit
- Feste Arbeitszeiten und -orte
- Nutzung von Arbeitsmitteln des Auftraggebers
- Eingliederung in die Betriebsorganisation
- Wirtschaftliche Abhängigkeit vom Auftraggeber
Bei Requalifizierung drohen Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen (ZUS) und Strafen. Laut einem Urteil des Obersten Gerichtshofs (Sąd Najwyższy, Urteil vom 18. September 2014, II UK 389/13) ist die tatsächliche Ausübung der Tätigkeit entscheidend, nicht die Vertragsbezeichnung.
Fallbeispiel: Ein kleines Beratungsunternehmen in Warschau beschäftigte einen Marketingberater über eine umowa zlecenie. Der Berater arbeitete täglich im Büro, erhielt feste Anweisungen und nutzte Unternehmensressourcen. Nach einer ZUS-Prüfung wurde der Vertrag als Arbeitsvertrag eingestuft, was zu Nachzahlungen von über 50.000 PLN führte.
🛠 Praktischer Tipp: Gestalten Sie Dienstverträge mit klaren Regelungen zu Arbeitsort, Arbeitszeit und Weisungsfreiheit, und lassen Sie diese von einem polnischen Anwalt prüfen, um Requalifizierungsrisiken zu minimieren.
🛠 Praktischer Tipp: Definieren Sie bei umowa o dzieło ein konkretes, messbares Ergebnis (z. B. Erstellung einer Website), um die Abgrenzung zum Arbeitsvertrag zu verdeutlichen.
🛠 Praktischer Tipp: Schulen Sie Führungskräfte regelmäßig, um sicherzustellen, dass Dienstleister nicht wie Arbeitnehmer behandelt werden.
B2B-Kooperationen (Umowa B2B): Chancen und Herausforderungen
B2B-Kooperationen, bei denen ein Selbstständiger mit eingetragenem Gewerbe Dienstleistungen für ein Unternehmen erbringt, sind in Polen, besonders in der IT- und Beratungsbranche, weit verbreitet. Diese Verträge basieren auf dem Zivilgesetzbuch und bieten maximale Flexibilität, da keine arbeitsrechtlichen Schutzvorschriften oder Sozialversicherungsbeiträge (ZUS) anfallen. Der Selbstständige ist für Steuern und Beiträge selbst verantwortlich.
Risiken bei B2B-Verträgen
Das Hauptproblem ist die Scheinselbstständigkeit, wobei ZUS dieselben Kriterien wie bei Dienstverträgen anwendet: Weisungsgebundenheit, feste Arbeitszeiten und -orte, Nutzung von Arbeitsmitteln, Eingliederung in die Betriebsorganisation und wirtschaftliche Abhängigkeit. Steuerstreitigkeiten können entstehen, wenn der Selbstständige ungeeignete Steuerformen (z. B. ryczałt) nutzt. Laut einem Urteil des Verwaltungsgerichts in Białystok (Wojewódzki Sąd Administracyjny, Urteil vom 8. Januar 2021, I SA/Bk 902/20) wurde ein B2B-Vertrag requalifiziert, da der Selbstständige ausschließlich für einen Auftraggeber tätig war.
Fallbeispiel: Ein deutsches Unternehmen mit einer Niederlassung in Polen schloss einen B2B-Vertrag mit einem Grafikdesigner. Der Designer arbeitete fünf Tage die Woche im Büro und erhielt monatliche Festzahlungen. Nach einer ZUS-Kontrolle wurden Nachzahlungen von 30.000 PLN verhängt, da der Vertrag Arbeitsvertragsmerkmale aufwies.
💡 Tipp für Arbeitgeber: Verlangen Sie von B2B-Partnern den Nachweis eines eingetragenen Gewerbes im polnischen Handelsregister (KRS oder CEIDG) und prüfen Sie, ob sie für mehrere Auftraggeber tätig sind, um Scheinselbstständigkeit auszuschließen. Nutzen Sie Plattformen wie CEIDG für die Überprüfung.
Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Aspekte
Die Wahl der Vertragsart hat erhebliche Auswirkungen auf Steuern und Sozialversicherungsbeiträge (ZUS). Bei Arbeitsverträgen trägt der Arbeitgeber die folgenden Sozialversicherungsbeiträge (ZUS) im Jahr 2025:
- Rentenversicherung: 19,52 % (9,76 % Arbeitgeber + 9,76 % Arbeitnehmer)
- Invaliditätsversicherung: 8,00 % (1,50 % Arbeitgeber + 6,50 % Arbeitnehmer)
- Unfallversicherung: 0,67–3,33 % (Standard 1,67 %, Arbeitgeber)
- Arbeitsfonds: 2,45 % (Arbeitgeber)
- Fonds für garantierte Arbeitnehmerleistungen (FGŚP): 0,10 % (Arbeitgeber)
Die Gesamtbelastung für den Arbeitgeber beträgt ca. 19,5–23 % der Beitragsbasis, abhängig von der Unfallversicherungsrate und etwaigen branchenspezifischen Zusatzbeiträgen. Die Krankenversicherung (9 %) wird ausschließlich vom Arbeitnehmer finanziert und gehört nicht zu den Arbeitgeberabgaben (gemäß Gesetz über das Sozialversicherungssystem). Hinzu kommt die Vorauszahlung der Einkommensteuer (PIT, 17 % oder 32 %). Bei umowa zlecenie fallen ähnliche Sozialversicherungsbeiträge (ZUS) an, wobei Studierende unter 26 Jahren beitragsfrei sind (§ 6 Abs. 4 des Gesetzes über das Sozialversicherungssystem). Umowa o dzieło ist von Sozialversicherungsbeiträgen (ZUS) befreit, unterliegt jedoch der Einkommensteuer. B2B-Verträge verschieben die Verantwortung für Steuern und Beiträge auf den Selbstständigen, was kostensparend, aber risikoreich ist.
Fallbeispiel: Ein kleines Logistikunternehmen in Wrocław schloss eine umowa zlecenie mit einem Fahrer, ohne die Sozialversicherungsbeiträge (ZUS) korrekt abzuführen. Nach einer ZUS-Kontrolle wurden Nachzahlungen in Höhe von 20.000 PLN sowie Zinsen und Strafen verhängt, da der Vertrag nicht den Anforderungen an eine beitragsfreie Tätigkeit entsprach.
💡 Tipp für Arbeitgeber: Arbeiten Sie mit einem polnischen Steuerberater zusammen, um die korrekte Berechnung und Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen (ZUS) sicherzustellen, insbesondere bei umowa zlecenie, um Nachzahlungen zu vermeiden.
Aktuelle Änderungen im polnischen Arbeitsrecht
Ab 2025 ist Wigilia (Heiligabend) ein gesetzlicher Feiertag, was Arbeitgeber bei der Planung von Arbeitszeiten berücksichtigen müssen. Neue Transparenzpflichten bei Stellenausschreibungen verpflichten Arbeitgeber, Gehaltsspannen und Arbeitsbedingungen offen zu legen, um Diskriminierung zu vermeiden. Diese Regelungen gelten für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, und erfordern die Anpassung von Rekrutierungsprozessen. Zudem wurde die Elternzeit für Eltern frühgeborener Kinder erweitert, was längere Abwesenheiten und höhere Kosten für Arbeitgeber bedeuten kann. Für bestehende Verträge gelten Übergangsbestimmungen: Arbeitsverträge müssen bis spätestens 31. Dezember 2025 an neue Regelungen angepasst werden, insbesondere in Bezug auf den Mindestlohn (4.666 PLN brutto), Transparenzpflichten und Arbeitszeitdokumentation. Dienst- und B2B-Verträge unterliegen bei ZUS-Prüfungen einer strengeren Kontrolle auf Scheinselbstständigkeit, insbesondere hinsichtlich der oben genannten Kriterien. Arbeitgeber sollten bestehende Verträge frühzeitig von einem Anwalt überprüfen lassen, um Sanktionen zu vermeiden. Ein Gesetzesentwurf aus dem Jahr 2024 sieht vor, dass Arbeitgeber die Möglichkeit zur elektronischen Zeiterfassung einrichten müssen, wobei eine harte Verpflichtung zu ausschließlich digitalen Systemen für alle Unternehmen noch nicht bestätigt ist. Branchenquellen deuten darauf hin, dass diese Regelung ab 2025 greifen könnte, ein entsprechender Durchführungsakt steht jedoch noch aus.
Fallbeispiel: Ein deutsches Unternehmen mit einer Niederlassung in Gdańsk stellte fest, dass seine bestehenden Arbeitsverträge den neuen Transparenzpflichten nicht entsprachen. Nach einer Prüfung durch die Arbeitsinspektion (PIP) wurde das Unternehmen verpflichtet, alle Stellenausschreibungen bis Ende 2025 anzupassen, um Bußgelder zu vermeiden.
🛠 Praktischer Tipp: Passen Sie bestehende Arbeitsverträge bis spätestens 31. Dezember 2025 an neue gesetzliche Anforderungen an, insbesondere hinsichtlich Mindestlohn, Transparenzpflichten und elektronischer Zeiterfassung, die voraussichtlich erforderlich wird.
Compliance-Risiken für deutsche Unternehmen in Polen
Deutsche Unternehmen, die in Polen tätig sind, unterliegen zusätzlichen Compliance-Anforderungen, die über das polnische Arbeitsrecht hinausgehen. Seit 2023 verpflichtet die EU-Hinweisgeberrichtlinie (Directive (EU) 2019/1937) Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern zur Einrichtung eines Hinweisgeberschutz-Verfahrens, um anonyme Meldungen über Verstöße zu ermöglichen. In Polen wurde dies durch das Gesetz über den Schutz von Hinweisgebern (Ustawa o ochronie sygnalistów) umgesetzt, das 2024 in Kraft trat. Unternehmen müssen interne Meldekanäle einrichten und sicherstellen, dass Hinweisgeber vor Repressalien geschützt sind. Verstöße können zu Bußgeldern führen.
Ab 2025 gelten neue Regelungen für ausländische Arbeitnehmer, die in Polen beschäftigt werden. Arbeitgeber müssen zusätzliche Dokumentationspflichten erfüllen, insbesondere bei der Anstellung von Nicht-EU-Bürgern, einschließlich detaillierter Nachweise über Arbeitsgenehmigungen und Aufenthaltsstatus. Diese Regelungen erhöhen den Verwaltungsaufwand für Unternehmen mit internationalen Teams.
Das deutsche Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG), das seit 2023 in Kraft ist, betrifft auch deutsche Unternehmen mit Niederlassungen in Polen. Es verpflichtet Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern, Menschenrechts- und Umweltstandards in ihrer Lieferkette zu überwachen, einschließlich der Einhaltung von Arbeitsrechten in Polen. Verstöße können zu hohen Bußgeldern und Reputationsschäden führen. Deutsche Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre polnischen Niederlassungen die Anforderungen des LkSG erfüllen, insbesondere bei der Zusammenarbeit mit Dienstleistern oder B2B-Partnern.
Fallbeispiel: Ein deutsches Produktionsunternehmen mit einer Niederlassung in Poznań wurde 2024 von der deutschen Aufsichtsbehörde geprüft, da ein polnischer B2B-Partner Kinderarbeit in seiner Lieferkette tolerierte. Das Unternehmen musste ein umfassendes Compliance-Programm einführen, um die Anforderungen des LkSG zu erfüllen und weitere Sanktionen zu vermeiden.
💡 Tipp für Arbeitgeber: Richten Sie ein Hinweisgeberschutz-Verfahren ein, das den Anforderungen der EU-Hinweisgeberrichtlinie entspricht, und schulen Sie Mitarbeiter regelmäßig zu Compliance-Themen. Arbeiten Sie mit einem polnischen Anwalt zusammen, um die Anforderungen des LkSG in Ihrer Lieferkette umzusetzen.
Praktische Fragen und Antworten
Welche Vertragsart ist für ein kleines Unternehmen am sichersten?
Arbeitsverträge bieten die höchste rechtliche Sicherheit, sind jedoch kosten- und bürokratieintensiv. Dienstverträge und B2B-Kooperationen sind flexibler, aber risikoreicher aufgrund möglicher Requalifizierungen durch ZUS.
Wie kann man Scheinselbstständigkeit vermeiden?
Entscheidend ist die tatsächliche Unabhängigkeit des Dienstleisters. Vermeiden Sie Weisungsgebundenheit, feste Arbeitszeiten und -orte, Nutzung von Arbeitsmitteln, Eingliederung in die Betriebsorganisation und wirtschaftliche Abhängigkeit vom Auftraggeber.
Was passiert bei einer ZUS-Kontrolle?
ZUS prüft Verträge auf Arbeitsvertragsmerkmale wie Weisungsgebundenheit, feste Arbeitszeiten, Nutzung von Arbeitsmitteln, Eingliederung und wirtschaftliche Abhängigkeit. Bei Requalifizierung drohen Nachzahlungen, Zinsen und Strafen. Unternehmen sollten Verträge regelmäßig von einem polnischen Anwalt prüfen lassen, um mit den häufigen Gesetzesänderungen Schritt zu halten.
Welche Compliance-Anforderungen gelten für deutsche Unternehmen?
Neben polnischen Vorschriften müssen deutsche Unternehmen die EU-Hinweisgeberrichtlinie, Regelungen für ausländische Arbeitnehmer und das deutsche Lieferkettengesetz einhalten, was eine enge Zusammenarbeit mit Rechts- und Steuerberatern erfordert.
Praktische Tipps zur Risikominimierung
Die Einhaltung des polnischen Arbeitsrechts und internationaler Compliance-Anforderungen erfordert sorgfältige Planung und regelmäßige rechtliche Überprüfung. Deutsche Unternehmer sollten mit einem polnischen Rechtsanwalt oder Steuerberater zusammenarbeiten, der Zugang zu Registern wie KRS oder CEIDG hat. Verträge sollten individuell angepasst werden, da standardisierte Vorlagen oft nicht den spezifischen Anforderungen entsprechen.
🛠 Praktischer Tipp: Beauftragen Sie einen polnischen Anwalt mit Zugang zu KRS und CEIDG, um die Gewerbeanmeldung von B2B-Partnern zu überprüfen und Scheinselbstständigkeit auszuschließen.
🛠 Praktischer Tipp: Nutzen Sie digitale Tools wie e-Pracodawca für die Verwaltung von Sozialversicherungsbeiträgen (ZUS) und melden Sie neue Mitarbeiter innerhalb von sieben Tagen an.
🛠 Praktischer Tipp: Führen Sie ein internes Compliance-Programm ein, um Verträge und Arbeitsbedingungen regelmäßig auf Konformität mit dem Kodeks pracy, der EU-Hinweisgeberrichtlinie und dem deutschen Lieferkettengesetz zu prüfen, insbesondere angesichts der neuen Regelungen zu Wigilia, Transparenzpflichten, Elternzeit und elektronischer Zeiterfassung.
Fazit
Die Anstellung von Arbeitnehmern in Polen erfordert fundierte Kenntnisse des Arbeitsrechts, um Risiken wie Scheinselbstständigkeit, steuerliche Nachforderungen, Arbeitsstreitigkeiten oder Compliance-Verstöße zu vermeiden. Arbeitsverträge bieten die höchste Sicherheit, sind jedoch kostenintensiv und erfordern eine präzise Dokumentation gemäß Art. 129 und 149 Kodeks pracy. Dienstverträge (umowa zlecenie, umowa o dzieło) sind flexibler, bergen aber Requalifizierungsrisiken, insbesondere aufgrund der ZUS-Prüfungskriterien wie Weisungsgebundenheit, feste Arbeitszeiten, Nutzung von Arbeitsmitteln, Eingliederung und wirtschaftliche Abhängigkeit. B2B-Kooperationen sind in der IT- und Beratungsbranche beliebt, erfordern jedoch eine klare Abgrenzung zur Arbeitnehmereigenschaft. Im Gegensatz zu Deutschland unterliegen Dienst- und Werkverträge in Polen strengeren ZUS-Prüfungen, weshalb besondere Vorsicht geboten ist. Deutsche Unternehmer sollten Verträge von Fachanwälten prüfen lassen, Arbeitszeiten elektronisch erfassen, neue gesetzliche Feiertage wie Wigilia, erweiterte Elternzeit und Transparenzpflichten berücksichtigen, bestehende Verträge gemäß den Übergangsbestimmungen bis Ende 2025 anpassen und Compliance-Anforderungen wie die EU-Hinweisgeberrichtlinie und das deutsche Lieferkettengesetz einhalten, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten.
Sollten Sie Fragen bezüglich des polnischen Arbeitsrechts haben können Sie uns unter der E-Mail kontakt@kancelaria-pozniak.pl oder unter der Telefonnummer +48 665 246 969 erreichen.