Überblick über den Artikel
Dieser Artikel analysiert das System der elektronischen Zustellung in Polen (e-Doręczenia), das für deutsche Unternehmen mit Niederlassungen in Polen essenziell ist. Er behandelt die rechtlichen Grundlagen, einschließlich des Gesetzes vom 18.11.2020 (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1045, geändert durch Dz.U. 2024 poz. 1841), sowie Fristen für KRS-, CEIDG-registrierte Unternehmen und Berufe des öffentlichen Vertrauens. Der Text beleuchtet eIDAS 2.0, den EUDI-Wallet, praktische Beispiele, einen erweiterten polnisch-deutschen Glossar in Tabellenform mit Links zu Gov.pl und ISAP, einen Implementierungsleitfaden und eine grafische Darstellung häufiger Fehler.
Historischer Hintergrund von e-Doręczenia
Die elektronische Zustellung in Polen startete 2018 mit Pilotprojekten, inspiriert durch die eIDAS-Verordnung. Das Gesetz über elektronische Zustellungen (ustawa z 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych, t.j. Dz.U. 2024 poz. 1045, geändert durch Dz.U. 2024 poz. 1841) trat am 05.10.2021 in Kraft (ISAP). Die Novelle vom 21.11.2024 präzisierte Fristen und förderte die Integration in EU-Digitalisierungsstrategien wie eIDAS 2.0, die den EUDI-Wallet speichert. Eine geplante Novelle 2025 wird e-Doręczenia mit der App mObywatel verknüpfen, um die ADE-Registrierung zu vereinfachen (Gov.pl).
Rechtliche Grundlagen
Das Gesetz über elektronische Zustellungen regelt die elektronische Zustellung in Polen mit folgenden Fristen (Novelle vom 21.11.2024):
=> KRS (Nationales Gerichtsregister): Verpflichtende Aktivierung eines ADE-Postfachs ab 01.04.2025. Neue Eintragungen ab 01.01.2025 erfordern die Adressangabe bei Registrierung.
=> CEIDG (Zentrales Wirtschaftsregister): Bestehende Eintragungen vor 31.12.2024 aktivieren die Adresse spätestens zum 01.10.2026. Änderungen nach 01.07.2025 erfordern sofortige Registrierung.
=> ab 01.01.2025 gilt die Pflicht auch für Berufe des öffentlichen Vertrauens (z. B. Anwälte, Notare) und ausgewählte nicht-öffentliche Institutionen (z. B. private Hochschulen).
Bis 31.12.2025 können Behörden Dokumente über ePUAP zustellen, wenn kein ADE-Postfach besteht (Art. 155 ust. 2, ISAP). Die Zustellung erfolgt über Poczta Polska (PURDE – öffentlicher eingeschriebener e-Zustelldienst) oder qualifizierte Anbieter wie EuroCert, Envelo oder ComCERT (Gov.pl-Liste). PURDE (elektronische Zustellung) unterscheidet sich von PUH (hybride Zustellung: Papier → Scan), das für private Unternehmen nicht verfügbar ist.
Die elektronische Zustellung in Polen basiert auf eIDAS 2.0 und den Europäischen Digitalen Identitäts-Wallet (EUDI-Wallet).
Vergleich: e-Doręczenia und deutsche Systeme
| Aspekt | Polen (e-Doręczenia) | Deutschland (De-Mail) |
| Zustellung | ADE-Postfach | De-Mail mit Rückschein |
| Identität | Profil Zaufany oder eIDAS-Signatur | Online-Ausweisfunktion (nPA-eID) |
| Rechtsfolge | Zustellungsfiktion ab Verfügbarkeit | Zustellungsfiktion nach Bestätigung |
| Adoption | Pflicht für Unternehmen | Geringe Nutzung in DE |
Praktisches Beispiel: Registrierung
Ein deutsches Unternehmen in Polen registrierte 2025 ein ADE-Postfach über Biznes.gov.pl in durchschnittlich 48 Stunden. Die Verifikation der qualifizierten Signatur war erforderlich. Wegen fehlender Polnischkenntnisse wurde ein lokaler Dienstleister beauftragt.
Technische Anforderungen
Die elektronische Zustellung in Polen erfordert eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein Profil Zaufany (vergleichbar mit Online-Ausweisfunktion). Die Registrierung erfolgt über Biznes.gov.pl, die API-Dokumentation über https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/api. Kosten: Poczta Polska berechnet 5,30 PLN netto pro PURDE-Zustellung; Kommunikation mit Behörden ist kostenfrei (Art. 52 ust. 3, ISAP). QVDe wie EuroCert verlangen 50–300 PLN jährlich, PURDE ist von der Mehrwertsteuer befreit.
Herausforderungen bei der Integration
Ein deutsches IT-Unternehmen in Krakau integrierte die API von e-Doręczenia in seine ERP-Software, unterstützt durch einen lokalen Dienstleister.
Rechtliche Risiken
Die Zustellungsfiktion birgt Risiken. Ein deutsches Unternehmen zahlte 2024 50.000 PLN Strafe wegen eines versäumten Steuerbescheids. Datenschutzverstöße, z. B. unbefugter Zugriff, führen zu DSGVO-Strafen (z. B. 100.000 PLN, Polen, 2023).
Häufige Fehler ausländischer Unternehmen
| Fehler | Folge | Lösung |
| Kein Monitoring | Versäumte Fristen | Tägliche Überprüfung |
| Fehlende Sprachkenntnisse | Falsche Bearbeitung | Lokale Dienstleister |
| Schwache Sicherheit | DSGVO-Strafen | Zwei-Faktor-Authentifizierung |
Tipps zur Risikominimierung
=> Tägliches Monitoring des ADE-Postfachs.
=> Schulung in rechtlichen und technischen Anforderungen.
=> Lokale Dienstleister für Sprachbarrieren.
=> Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Vorteile von e-Doręczenia
Die elektronische Zustellung in Polen spart Kosten, beschleunigt die Kommunikation und fördert Nachhaltigkeit. Ein Logistikunternehmen in Warschau reduzierte die Bearbeitungszeit für Zolldokumente von zwei Wochen auf zwei Tage.
Implementierungsleitfaden: 6 Schritte zur ADE-Postfach
1) Vorbereitung: Qualifizierte elektronische Signatur oder Profil Zaufany beschaffen.
2) Antrag: ADE-Postfach über Biznes.gov.pl beantragen (Dauer: ca. 48 Stunden).
3) Administrator: Verantwortlichen benennen.
4) Aktivierung: Postfach einrichten.
5) Integration: API an ERP-Systeme anbinden (API-Dokumentation).
6) Monitoring: Tägliche Überprüfung sicherstellen.
Zeitachse: Registrierung (Jan. 2025) → Aktivierung (bis Apr. 2025 für KRS) → Monitoring (laufend).
Polnisch-Deutscher Begriffskatalog
| Polnischer Begriff | Deutscher Begriff | Beschreibung | Quelle |
| Adres do doręczeń elektronicznych (ADE) | Elektronische Zustelladresse / ADE-Postfach | Offizielle Adresse für elektronische Zustellungen | Gov.pl |
| Profil Zaufany | Vertrauenswürdiges Profil | Elektronische Identität (nur mit PESEL) | Gov.pl |
| Poczta Polska PURDE | Öffentlicher eingeschriebener e-Zustelldienst | Elektronische Zustellung durch Poczta Polska | Gov.pl |
| PUH (Przesyłka hybrydowa) | Hybride Zustellung | Papierdokument wird gescannt, nicht für private Firmen | Gov.pl |
| QVDe (Kwalifikowany dostawca usług zaufania) | Qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter | Z. B. EuroCert, Envelo, ComCERT | Gov.pl |
| ePUAP | Elektronische Plattform für öffentliche Dienstleistungen | Plattform für Behördenkommunikation | Gov.pl |
| mObywatel | Mobile App für digitale Identität | App für digitale Dienste, zukünftig mit e-Doręczenia verknüpft | Gov.pl |
| API e-Doręczenia | API für e-Doręczenia | Technische Schnittstelle für Systemintegration | https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/api |
Häufige Fragen
Wer muss e-Doręczenia nutzen?
Juristische Personen im KRS (ab 01.04.2025), Berufe des öffentlichen Vertrauens und private Hochschulen (ab 01.01.2025) und CEIDG (spätestens 01.10.2026).
Was passiert bei Fristversäumnissen?
Fristversäumnisse verhindern Rechtsmittel oder führen zu Strafen. Tägliches Monitoring ist entscheidend.
Wie sicher ist die elektronische Zustellung in Polen?
Sie entspricht eIDAS 2.0 mit Verschlüsselung. Unternehmen müssen eigene Sicherheitsmaßnahmen ergänzen.
Zusammenfassung
e-Doręczenia revolutioniert die elektronische Zustellung in Polen mit Fristen ab 01.01.2025 (Berufe des öffentlichen Vertrauens), 01.04.2025 (KRS) und 01.10.2026 (CEIDG). eIDAS 2.0 und der EUDI-Wallet fördern Digitalisierung. Unternehmen vermeiden Risiken durch Monitoring und Schulungen.
Sollten Sie Fragen bezüglich der elektronischen Zustellung in Polen (e-Doręczenia) haben können Sie uns unter der E-Mail kontakt@kancelaria-pozniak.pl oder unter der Telefonnummer +48 665 246 969 erreichen.